Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Arkadiusz Jusiak, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką DataBOT, przetwarza dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową, kontaktujących się przez formularz, e-mail, media społecznościowe, komunikatory, zapisujących się na materiały, newsletter, diagnozę, audyt lub korzystających z usług.
Polityka dotyczy w szczególności usług związanych z porządkowaniem pracy biura, przygotowywaniem diagnoz, instrukcji, materiałów roboczych, treści, dokumentów, planów wdrożenia, rozwiązań z użyciem AI oraz automatyzacji procesów dla małych firm.
Administratorem danych osobowych jest:
Arkadiusz Jusiak, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką DataBOT.
Kontakt w sprawach danych osobowych: arek@databot.com.pl
Marka DataBOT jest nazwą używaną do komunikacji, publikacji materiałów, obsługi zapytań, przygotowywania diagnoz, ofert, instrukcji, materiałów edukacyjnych oraz realizacji usług. Jeżeli w przyszłości działalność zostanie zarejestrowana jako działalność gospodarcza, dane administratora mogą zostać zaktualizowane w tej Polityce prywatności.
Polityka prywatności dotyczy osób, które:
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu kontaktu i rodzaju sprawy.
Jeżeli dochodzi do płatności lub zamówienia usługi, mogą być przetwarzane dane potrzebne do obsługi płatności, potwierdzenia zamówienia, wystawienia rachunku lub prowadzenia wymaganej dokumentacji: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres, NIP (jeżeli podany i potrzebny), adres e-mail, informacje o płatności, historia zamówienia lub usługi.
W związku z korzystaniem ze strony mogą być przetwarzane dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, typ przeglądarki, system operacyjny, przybliżone dane o aktywności na stronie, informacje z plików cookies niezbędnych oraz dane diagnostyczne dotyczące działania strony i formularzy.
Jeżeli użytkownik zapisze się na newsletter lub materiały, mogą być przetwarzane: imię, adres e-mail, data zapisu, treść zgody, źródło zapisu, informacja o wypisie oraz podstawowe statystyki wiadomości, jeżeli narzędzie mailingowe je udostępnia.
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych sytuacjach jest potrzebne do obsługi sprawy (np. bez adresu e-mail nie można odpowiedzieć na wiadomość, bez informacji o firmie trudno przygotować diagnozę).
Proszę nie przesyłać danych, które nie są potrzebne do załatwienia sprawy, w szczególności: haseł, danych logowania, danych z dokumentów tożsamości, danych zdrowotnych, danych dzieci, prywatnych danych pracowników/klientów/podwykonawców (jeżeli nie są potrzebne), danych wrażliwych ani nadmiarowych danych osobowych. Jeżeli przesyłany materiał zawiera dane osób trzecich, należy upewnić się, że można je przekazać; jeżeli nie są potrzebne — najlepiej je usunąć, zamazać albo zastąpić opisem (np. „klient od remontu łazienki”, „podwykonawca”).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — obsługa korespondencji); art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy / wykonanie umowy); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — przygotowanie odpowiedzi, oferty lub materiału roboczego).
Przygotowanie materiałów roboczych, instrukcji, uporządkowanie informacji o procesach, treści/checklist, wsparcie przy porządkowaniu zapytań i komunikacji, materiały związane z wizytówką Google, rozwiązania z użyciem AI i automatyzacji, kontakt w trakcie realizacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — organizacja pracy, dokumentowanie ustaleń).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — wykazanie zgody, obsługa wypisu, ochrona przed roszczeniami). Zgodę można wycofać w każdej chwili, np. przez link wypisu w wiadomości lub kontakt mailowy.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).
Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu zapewnienia działania strony, formularzy i zabezpieczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes — dane techniczne potrzebne do działania strony). Obecnie strona nie korzysta z analityki ani z cookies marketingowych (patrz pkt 15).
W ramach działalności DataBOT mogą być wykorzystywane narzędzia AI do przygotowywania roboczych analiz, streszczeń, planów, treści, instrukcji, checklist i materiałów pomocniczych. AI ma charakter pomocniczy — nie podejmuje samodzielnie decyzji za klienta i nie zastępuje człowieka; materiały przygotowane z pomocą AI powinny zostać sprawdzone przez człowieka przed wykorzystaniem. Do narzędzi AI mogą trafiać wyłącznie informacje potrzebne do wykonania danego zadania, w minimalnym zakresie. Nie należy przekazywać do analizy AI danych wrażliwych, haseł, danych logowania ani danych osób trzecich, jeżeli nie są potrzebne.
Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym prowadzenie strony, komunikację, obsługę formularzy, wysyłkę wiadomości, przechowywanie plików, płatności lub realizację usług, w szczególności:
Dane nie są sprzedawane.
Niektóre narzędzia (poczta, formularze, newsletter, chmura, automatyzacja, AI) mogą przetwarzać dane poza EOG. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, powinno się ono odbywać z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO (decyzja o odpowiednim stopniu ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia).
Dane są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do celu, w którym zostały zebrane: korespondencja — przez czas obsługi sprawy i ochrony przed roszczeniami; dane diagnoz/ofert — przez czas wykonania i zabezpieczenia ustaleń; dane klientów — przez czas współpracy oraz okres wymagany prawem; dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi; dane newsletterowe — do czasu wypisu lub wycofania zgody; dane potwierdzające zgodę — przez okres potrzebny do jej wykazania; dane techniczne i cookies — zgodnie z ustawieniami narzędzi i przeglądarki. Po zakończeniu okresu dane są usuwane, anonimizowane albo ograniczane.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do: dostępu do danych, otrzymania kopii, sprostowania, uzupełnienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu, wycofania zgody (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody) oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Aby skorzystać z praw, można napisać na: arek@databot.com.pl. Przed realizacją żądania administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, jeżeli będzie to konieczne ze względów bezpieczeństwa.
Organem nadzorczym w Polsce jest:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.
Nie są podejmowane wobec użytkowników decyzje wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na daną osobę. Mogą być używane podstawowe dane statystyczne dotyczące komunikacji mailowej (np. zapis, wypis, kliknięcie, otwarcie wiadomości), jeżeli pozwala na to używane narzędzie i udzielone zgody.
DataBOT może prowadzić profile, kanały lub komunikację w mediach społecznościowych i komunikatorach. Jeżeli użytkownik kontaktuje się przez taką platformę, dane są przetwarzane w celu obsługi wiadomości/zgłoszenia. Właściciele tych platform mogą przetwarzać dane według własnych regulaminów i polityk prywatności.
Jeżeli użytkownik korzysta z formularza, landing page lub zapisu na materiał, dane podane w formularzu są przetwarzane w celu obsługi tego zgłoszenia: zapisania zgłoszenia, wysłania wiadomości potwierdzającej, przygotowania odpowiedzi/diagnozy oraz kontaktu w sprawie usługi. Dane z formularzy mogą być przekazywane do narzędzi obsługujących landing page, formularze, newsletter i pocztę e-mail (MailerLite). Jeżeli formularz obejmuje zgodę marketingową, jest ona dobrowolna i możliwa do wycofania.
Strona może używać plików cookies. Obecnie strona korzysta wyłącznie z cookies niezbędnych, potrzebnych do prawidłowego działania strony, formularzy i zabezpieczeń. Strona nie korzysta obecnie z cookies analitycznych ani marketingowych. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub marketingowe (np. Meta Pixel), będą one uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana. Użytkownik może zarządzać cookies przez ustawienia przeglądarki.
Stosowane są środki organizacyjne i techniczne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem (m.in. ograniczenie dostępu, hasła, uwierzytelnianie dwuskładnikowe tam, gdzie dostępne, sprawdzeni dostawcy narzędzi, minimalizacja danych, usuwanie zbędnych danych, ostrożne korzystanie z AI). Nie można jednak zagwarantować pełnego bezpieczeństwa każdej transmisji danych w internecie — proszę nie przesyłać danych zbędnych, wrażliwych ani nadmiarowych bez wcześniejszego ustalenia zakresu.
W ramach diagnozy, audytu lub realizacji usługi klient może przekazać materiały zawierające dane innych osób (klientów końcowych, pracowników, podwykonawców, osób na zdjęciach lub w dokumentach). Klient powinien przekazywać tylko te dane, które są potrzebne do wykonania usługi. Jeżeli materiał można przygotować bez danych osobowych, zaleca się ich usunięcie, zamazanie albo zastąpienie opisem (np. „klient od remontu łazienki”, „zapytanie z formularza”, „podwykonawca”).
DataBOT może pomagać w porządkowaniu informacji, przygotowaniu notatek, checklist, opisów procesów i dokumentów pomocniczych. DataBOT nie świadczy porad prawnych, podatkowych, BHP, księgowych, RODO ani innych specjalistycznych porad wymagających kwalifikacji zawodowych. Jeżeli pojawi się temat wymagający oceny specjalisty, klient powinien skonsultować go z właściwym ekspertem.
Polityka prywatności może być aktualizowana, zwłaszcza gdy zmieni się zakres usług, sposób działania strony, używane narzędzia, sposób obsługi formularzy/newslettera/płatności, sposób korzystania z AI, przepisy prawa lub dane administratora. Aktualna wersja jest dostępna na stronie (adres jak w nagłówku).
W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych: arek@databot.com.pl
Administrator: Arkadiusz Jusiak, osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną pod marką DataBOT.